电话礼仪常识：接打电话的注意事项

接电话

接听电话需要遵循一定的礼仪和技巧，以免引起误会。不论是打电话还是接电话，在语调、声音、表达、礼貌等方面都需要注意。

1.及时接电话

在办公室中，电话响起3次之内应该接听，超过6次后应表示歉意。如果不能及时接听，代接电话的人应该进行解释。不及时接听电话、不道歉甚至表现出不耐烦的行为都是非常不礼貌的。尽快接听电话会给对方留下好印象，让对方觉得被重视。

2.确认对方

对方打来电话时，一般会自我介绍。如果没有介绍或者你没有听清楚，应该主动询问对方是谁，能为其做什么以及找的人是谁。常见的做法是拿起电话听筒询问“喂！哪位？”这样的做法会让对方感到陌生和疏远，缺乏人情味。接到电话后，应首先自我介绍，如“你好！我是某某某。”如果被找的人在附近，应说“请稍等”，然后用手掩住话筒轻声告诉同事要接电话。如果被找的人不在，应该告知对方并询问是否需要留言。

3.讲究艺术

接听电话时，应保持嘴和话筒约4厘米的距离，贴近耳朵仔细听对方说话。最后，应让对方自己结束电话，然后轻放话筒，不可粗暴地扔回原处。最好在对方结束后再挂断电话。

4.调整心态

接电话时，一定要面带微笑。笑容不只表现于脸上，也体现在声音中。亲切、温情的声音会给对方留下良好印象。如果脸上绷着冷漠的表情，声音也会变得冷冰冰。在打电话或接电话时，不应叼着香烟或嚼口香糖，声音应适中，清晰可听。

5.用左手接听电话，右手准备纸笔

打电话

打电话

在打电话时，需要注意以下几点：

1.选好时间

打电话时，尽量避开对方休息、用餐的时间，如果不是重要事情，最好不要在节假日打扰对方。

2.掌握通话时间

打电话前，最好提前想好要讲的内容，以节约通话时间，不要即兴发挥。通常一次通话不应超过3分钟，即所谓的“3分钟原则”。

3.友好态度

通话时不要大声喧哗。

4.用语规范

通话开始时应先自我介绍，不要让对方猜测。请受话人帮忙找人或代转电话时，应说“劳驾”或“麻烦您”，不要认为这是理所应当的。